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Perché il meeting aziendale è utile e che tipologie di meeting esistono?
Il meeting aziendale è un incontro lavorativo che serve a rafforzare la coesione fra il direttore e i suoi dipendenti, migliorare i processi lavorativi e incrementare la produttività. Per organizzarlo occorrono strumenti di pianificazione e analisi delle performance affinché il risultato finale risulti perfetto. Molte aziende hanno al loro interno personale specializzato nella gestione di meeting aziendali, ma spesso ricorrono anche a ditte esterne.
Organizzare un meeting aziendale di successo significa creare un evento a metà strada tra lavoro e promozione del brand. Per farlo bisogna centrare l’obiettivo e creare l’atmosfera giusta per determinare la buona riuscita dell’evento.
Esistono diverse tipologie di meeting aziendale:
- Meeting motivazionale: Per scrivere un discorso motivazionale aziendale ci sono delle tecniche che si possono utilizzare. La cosa fondamentale che si deve fare per far si che il discorso che si andrà a fare sia efficace è parlare con un linguaggio semplice, parlando in modo personale, ascoltatori ben informati sull’argomento potrebbero annoiarsi se tu fornisci informazioni di poco valore mentre se poco informati sull’argomento rischierebbero di non seguirti se fornissi informazioni complesse.
- Meeting decisionale: E’ la riunione in cui si prendono delle decisioni, in cui si devono fare delle scelte, ogni scelta presuppone almeno due alternative tra cui scegliere, pertanto almeno due proposte devono essere presentate nell’incontro.
- Meeting analitico: In questa riunione si analizzano i fenomeni, si devono cercare le cause dei problemi e quindi le loro soluzioni. I metodi e gli strumenti più utilizzati sono il Problem Solving, tecniche di Brainstorming, stimolazione della Creatività, il diagramma Causa Effetto.
- Meeting di coordinamento: E’ la riunione fatta con i membri dello staff per scopi organizzativi. In questo tipo di incontri la comunicazione è a due vie e avviene lo scambio di informazioni tra i partecipanti. Si utilizzano i dibattiti, le interviste e gli strumenti di pianificazione delle attività come metodi confronto.
- Meeting formativo/informativo: E’ il tipico incontro in cui la comunicazione è a una via, ossia in cui il conduttore fornisce le informazioni, le nozioni o le direttive ai partecipanti.
Come si organizza un meeting aziendale
Per organizzare un meeting aziendale di successo ci vogliono competenza e strategia.
Una squadra di professionisti dovrà occuparsi di ogni passaggio: l’allestimento alla logistica, al tecnico, alla comunicazione, fino a strategie di marketing e social-media.
- Scelta della location aziendale: La location gioca un ruolo cruciale del meeting aziendale, deve avere caratteristiche come capienza, attrattiva e funzionalità. Se si tratta di una sala, dovrà avere tutte le installazioni necessarie: rete wi-fi libera, impianto acustico, proiettore, comode sedute e tavolini per prendere appunti.
- L’invito al meeting aziendale: Bisogna raggiungere tutti i contatti creando una mailing list, e sviluppare sui canali social una viralità con contenuti, hashtag, stories, link in bio, call to action creando relazioni volte ad accrescere l’immagine aziendale e il suo business. La scelta della data e dell’orario non dev’essere casuale ma ragionata, affinché ciascuno si possa preparare adeguatamente, dovrai condividere l’ordine del giorno.
- Logistica del meeting aziendale: Per prima cosa decidere se la riunione è necessaria e quindi definire il piano di lavoro, lo scopo e gli obiettivi da raggiungere. Stilare l’ordine del giorno degli argomenti che verranno affrontati.
Pianificare la struttura della riunione, scegliendo l’orario della giornata più appropriato, definendo la sua durata e la sua distribuzione temporale. Definire e convocare anticipatamente i partecipanti all’incontro tramite invito formale, cercando di limitare il numero alle sole persone che possono dare un contributo.
Quindi riassumere il motivo e le ragioni per cui è stata convocata la riunione e illustrare lo scopo e gli obiettivi che si vogliono raggiungere. Poi, introdurre i partecipanti agli argomenti dell’ordine del giorno e alla loro distribuzione nel tempo. Fare dei brevi sommari durante la conduzione dell’incontro, riassumendo i concetti e le idee espresse. Per accertarsi che tutti abbiano capito i concetti espressi da una persona, è opportuno che il conduttore della riunione li riassuma anche con parole proprie.
Fare un riassunto dei principali argomenti trattati ed elencare le conclusioni della riunione, quindi concordare un piano di azioni. Tra gli errori più frequenti commessi da chi conduce le riunioni vi è la mancanza di definizione di un piano di lavoro.
Ogni riunione che prevede un piano di azione deve essere seguita da un successivo incontro che permetta di fare il punto della situazione, di verificare lo stato di avanzamento del piano di lavoro, di verificare l’effettivo raggiungimento degli obiettivi.
Il verbale
Anche dopo che la riunione si è conclusa, l’organizzatore ha il compiti preparare il verbale della seduta e invialo ai partecipanti. Un verbale ben fatto contiene:
- l’elenco dei presenti
- una panoramica dei temi trattati
- una sintesi chiara delle decisioni prese
- le azioni di follow-up concordate.
Il verbale deve essere distribuito entro 2 giorni dall’incontro.