Vuoi organizzare una convention aziendale e non sai da dove cominciare? Gli aspetti da considerare sono sicuramente molti, ma noi vogliamo fornirti alcuni consigli per scegliere tra le location per eventi privati aziendali a tua disposizione, quella più in sintonia con i tuoi obiettivi, riducendo al minimo il margine di errore. Nella stesura di un event planner non possono infatti mancare alcune considerazioni essenziali sul luogo in cui svolgere il meeting o la convention aziendale. Pianificare per tempo e nel dettaglio logistica, spazi, acustica, posti a sedere, servizi specializzati e di catering, confort e qualità degli ambienti ti permetterà di far vivere all’utente finale un’esperienza positiva e soddisfacente.
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Definire la tipologia di evento e gli obiettivi da raggiungere
Un evento aziendale può essere di diverso tipo (congresso, convention, meeting, cena aziendale, seminario o corso di formazione interno) e molteplici possono essere le motivazioni e i vantaggi che spingono a riunirsi insieme con il proprio team di lavoro. Il punto di partenza per la scelta della location perfetta è sicuramente una valutazione di questi aspetti, integrati con gli obiettivi specifici che si intendono raggiungere grazie all’organizzazione di un evento aziendale. Momento di scambio e condivisione di pensieri ed esperienze, un evento corporate può essere utile, ad esempio, per: fare networking, rafforzare la brand authority, ringraziare o premiare i propri dipendenti, presentare un nuovo prodotto o servizio, analizzare i risultati ottenuti e delineare prospettive future, creare e potenziare i legami emotivi tra i partecipanti, raccogliere fondi. A queste tipologie si aggiungono anche eventi trade, dedicati a partner commerciali, fornitori, consulenti esterni e imprese ed eventi consumer, rivolti a clienti acquisiti e/o potenziali.
Valutare la posizione della location dell’evento
La corretta location per eventi privati è ubicata in un’area facilmente raggiungibile da tutti i partecipanti. Tenendo conto del mezzo di trasporto che utilizzeranno gli ospiti, è fondamentale valutare la presenza di parcheggi, fermate di autobus o metropolitane, vicinanza di ferrovie, aeroporti e caselli autostradali. In alcuni casi può essere anche opportuno organizzare servizi di bus navetta da e per l’evento, oppure fornire utili indicazioni per un eventuale pernottamento nei dintorni. Che si opti per una location in pieno centro, oppure in zone di periferia, il luogo fisico in cui si svolgerà l’evento deve valorizzare l’immagine aziendale e garantire tutti i confort necessari ai partecipanti. Fornire indicazioni chiare e complete circa il tragitto da compiere, utilizzando eventualmente anche mappe digitali per informare sul percorso e sulla sua durata, può facilitare l’ospite a raggiungere la meta senza contrattempi e ritardi.
La profilazione del pubblico in sala
Quando si organizza un evento aziendale è necessario aver ben chiaro il pubblico di riferimento. È fondamentale considerare aspettative, desideri e bisogni del target che sarà presente in sala. Come poter soddisfare al meglio tutti questi aspetti? Un metodo utile è la profilazione del target, con una segmentazione finalizzata ad associare le persone secondo caratteristiche comuni. Questa operazione si rivela particolarmente valida non solo per l’organizzazione di eventi trade o consumer, ma anche quando il pubblico è interno all’azienda (eventi corporate). Oltre a definire il numero di invitati è fondamentale infatti conoscere i nostri destinatari per determinare al meglio i contenuti dell’evento, la sua promozione e la distribuzione degli spazi all’interno della location, prevedendo ad esempio l’eventuale abbattimento di barriere architettoniche in caso di persone diversamente abili.
Gestione del budget
Un altro aspetto da considerare per l’organizzazione di un evento e la scelta della location è sicuramente il budget di spesa a disposizione. Per non avere sorprese, è importante stilare un documento con l’elenco completo dei costi fissi e di quelli variabili, delle spese dirette e indirette. Nel caso di eventi delineati sulla falsa riga di iniziative simili e precedenti, può essere utile anche analizzare i risultati passati e rivalutare le decisioni prese alla luce di successi e insuccessi. Il miglior modo per determinare e gestire correttamente il budget plan del tuo evento è operare una ponderata suddivisione di voci e importi di spesa, non solo nel caso di eventi per i quali si intende ricoprire l’intera spesa, ma anche nel caso di iniziative con obiettivi di guadagno o di convention orientate alla copertura dei costi, senza scopo di lucro.